G Suite Pro; как синхронизировать Google таблицы

G Suite Pro – как синхронизировать Google таблицы

Здравствуйте, уважаемые читатели сайта Uspei.com. Когда дело доходит до анализа данных на работе, нам часто приходится извлекать информацию из нескольких разных источников, чтобы увидеть общую картину. Но если вам нужно управлять инвентаризацией продукта или сообщать о квартальных показателях продаж, время трассировки между электронными таблицами или ручное копирование и вставка данных в одно место может занять слишком много времени. Есть лучший вариант.

С помощью G Suite — пакет облачных приложений для совместной работы и производительности для Google — существует множество способов, с помощью которых вы можете пропустить повторяющиеся задачи, в том числе в Google Таблицах.

Сегодня мы начинаем серию советов, которые помогут вам стать профи в G Suite с тем, как объединить данные из одной электронной таблицы в другую. Проверьте сами.

Шаг 1. Определите таблицы, которые вы хотите объединить.

Подтяните две таблицы, которые вы хотите свести. У вас должна быть оригинальная электронная таблица (пример: «Доход от продаж») и тот, который вы хотите добавить в (Пример: «Товарная инвентаризация»).

Шаг 2. Скопируйте информацию из оригинального листа.

Вам нужно скопировать две части информации из исходной таблицы, чтобы переместить данные: URL-адрес электронной таблицы и диапазон ячеек, в которые вы хотите извлечь данные. В этом примере наша первоначальная электронная таблица называется «Sales Revenue».

Во-первых, выделите и скопируйте полный URL-адрес электронной таблицы из исходной таблицы (Примечание: вы также можете использовать код, скрытый внутри URL-адреса между «d /» и «/ edit». Это такая смешанная смесь букв и цифр.).

Затем, прежде чем переключаться на новую таблицу, обязательно отметьте диапазон ячеек, в которые вы хотите извлечь данные из исходной электронной таблицы. Например, от A: от 1 до C: 10.

Шаг 3. Используйте функцию Google Таблицы для переноса данных.

Теперь мы используем функцию IMPORTRANGE . Сначала нажмите на новую таблицу, в которую вы хотите добавить данные. В этом примере он называется «Товарная инвентаризация». Вставьте столбцы или строки в электронную таблицу, где вы хотите поместить данные.

Затем введите = IMPORTRANGE в ячейке. Затем функция спросит вас о трех вещах:

1. URL-адрес исходной электронной таблицы (или ключ электронной таблицы, оба параметра работают).
2. Имя конкретной вкладки в электронной таблице, из которой вы извлекаете информацию
3. Диапазон ячеек для данных, которые вам нужны

Это будет выглядеть примерно так:

Важно отметить, что вам нужно использовать конкретное имя вкладки в листе в формуле. Таким образом, для этого примера имя исходной таблицы, содержащей несколько наборов данных, называется «Доход от продаж», но имя конкретной вкладки с нашими данными в ней называется «Доход от продаж по кварталу». Мы используем имя конкретной вкладки, чтобы избежать нарушения нашей функции в будущем при создании новых листов или вкладок.

О, и еще один трюк: не забудьте добавить восклицательный знак (!) Перед диапазоном данных. Это тоже важно.

Шаг 4. Импортируйте данные.

После того, как вы добавили формулу IMPORTRANGE, вы можете нажать «Ввод».

Если вы впервые импортировали данные из этой электронной таблицы, может появиться всплывающее окно. Не волнуйтесь! Эта проверка безопасности гарантирует, что все в порядке, предоставляя кому-либо из сотрудников по этой электронной таблице доступ к данным, которые работают в другой таблице. Он попросит вас «Разрешить доступ», когда вы видите #REF в своей ячейке. Нажмите «Да» и идите дальше.

Вуаля! Ваши данные появятся в новой таблице.

В Google Таблицах содержится более 400 функций, которые можно использовать в бизнесе для ускорения работы. Чтобы узнать больше о том, как облачные инструменты, такие как «Листы», могут помочь компаниям развить новые идеи и, как следствие, побудить сотрудников тратить меньше времени на рутинную работу — ознакомьтесь с этой записью .

Синхронизация контактов с учетной записью Google на Android

Для того чтобы синхронизировать контакты, хранящиеся на смартфоне с Андроид, тем самым сделав их доступными для просмотра на других устройствах, необходимо активировать один из параметров в настройках мобильной операционной системы.

Откройте «Настройки» ОС Android, пролистайте их немного вниз и перейдите к разделу «Аккаунты».

Вариант 2: Импорт и синхронизация контактов

В том случае, если контакты, которые требуется синхронизировать с учетной записью Google, в настоящий момент хранятся на SIM-карте или другом устройстве, их сначала потребуется импортировать на используемый Android.

Примечание: В примере ниже показано стандартное для чистой ОС Андроид приложение «Контакты». Если на вашем мобильном девайсе установлено другое, действуйте по аналогии.

1. Откройте «Контакты» (отдельное приложение, а не вкладку в стандартной «звонилке» — «Телефоне») и вызовите его меню, коснувшись трех горизонтальных полос в начале поисковой строки.

Обратите внимание! Контакты с другого устройства предварительно потребуется экспортировать в файл формата VCF и поместить на накопитель используемого девайса.

«Разрешите» приложению получить доступ к данным на накопителе.

Когда контакты будут импортированы, проверьте их наличие в одноименном приложении, после чего воспользуйтесь инструкцией из предыдущей части статьи, чтобы синхронизировать эти записи с Гугл-аккаунтом.

Вариант 3: Синхронизация с другим аккаунтом

Если на вашем Android-девайсе используется несколько учетных записей и вы хотите сохранять все новые контактные данные в одну из них, выполните следующее:

Повторите действия из двух первых шагов предыдущей инструкции.

Дополнительно: Проверка работы синхронизации

Убедиться в корректной работе синхронизации записей можно, если войти в ту же учетную запись Google на другом устройстве – это может быть как смартфон или планшет (необязательно на базе Android), так и компьютер. В качестве наглядного примера далее воспользуемся последним.

С помощью любого браузера перейдите по представленной выше ссылке, и вы сразу же увидите все сохраненные в адресной книге записи.

Примечание: Для того чтобы попасть на указанную выше страницу, может потребоваться войти в учетную запись Google (если этого не было сделано ранее), указав логин и пароль от нее, а затем подтвердив данное действие.

и выберите пункт «Экспортировать».

Обратите внимание! Если контакты из файла, загруженного через веб-версию сервиса, будут переноситься на Android, полученный в результате экспорта CSV сначала потребуется конвертировать в VCF. На смартфоне же по умолчанию создается файл именно этого формата.

Файл с записями будет сохранен практически моментально, после чего останется лишь скопировать его на другое устройство. Отметим, что значительно более простым вариантом решения задачи переноса контактов в данном случае будет вход в учетную запись Google в настройках мобильной ОС, о чем мы ранее рассказывали в отдельной статье, и последующее включение синхронизации.

Как добавить адреса в объявления AdWords из Google Мой Бизнес

Чтобы потенциальные покупатели могли легко найти организацию, рекламодатель может добавить в объявления AdWords адрес. Эти данные могут отображаться в объявлениях на поиске Google, партнерских сайтах и площадках КМС. Чтобы добавить адреса к рекламе, необходимо сначала создать аккаунт организации в Google Мой Бизнес и связать его с аккаунтом в AdWords. Вместе с адресом из Google Мой Бизнес можно добавить телефонные номера.

Зачем добавлять адреса

Адрес — это одно из расширений в Google AdWords. Оно дополняет объявление информацией и увеличивает его объем, делая рекламу заметнее.

При клике по адресу и на десктопах, и на мобильных устройствах открываются Google Карты с возможностью проложить маршрут. В Картах доступна вся информация из аккаунта Google Мой Бизнес: контакты, часы работы, рейтинг, отзывы и фотографии. В мобильных объявлениях вместо номера есть кнопка вызова.

Как добавить адрес в объявления

После того, как вы создали страницу компании в сервисе Google Мой Бизнес, нужно связать ее с аккаунтом Google AdWords. Сервисы можно синхронизировать в несколько этапов:

1. В интерфейсе AdWords перейдите во вкладку Объявления и расширения и нажмите Создать расширение.

2. Из открывшегося списка расширений выберите Адрес.

3. Добавьте аккаунт Google Мой Бизнес, который нужно связать с данным аккаунтом Google AdWords. Если вы используете один и тот же логин для входа в оба сервиса, то система определит его и предложит использовать:

Если вам нужно добавить в объявление адрес из аккаунта Google Мой Бизнес с другим логином, то выберите опцию «Запросить доступ к другому аккаунту сервиса Google Мой Бизнес» и укажите email владельца. Запрос на добавление будет доставлен на почту, а после подтверждения от владельца аккаунты будут связаны. Синхронизация может длиться до 24 часов.

Рекламодатель может добавить расширение «Адреса» на любой уровень аккаунта AdWords, это актуально если у организации есть филиалы в разных городах, и к объявлениям из разных кампаний или групп необходимо добавлять разные адреса. Если у организации один адрес, то удобнее всего сразу выбрать все объявления на уровне аккаунта:

Изменить иерархию или удалить расширение можно во вкладке Расширения.

Связанные аккаунты и запросы на добавление можно посмотреть в интерфейсе Google Мой Бизнес на странице Аккаунты AdWords. Здесь владелец аккаунта может управлять запросами: добавлять или отклонять доступ.

Синхронизация Android с Google Disk

В Google облаке синхронизация с Андроид устройством включается автоматически. Выбрать дополнительные настройки для резервного копирования можно через меню «Настройки». Здесь же осуществляется управление аккаунтами.

Особенности

После установки приложения на мобильное устройство, пользователь получает следующие возможности:

1. Автоматическое резервное копирование медиафайлов (фотографии, видеозаписи) в библиотеку Гугл Фото.
2. Редактирование в режиме онлайн или оффлайн (необходима предварительная загрузка документов в память устройства).
3. Полная конфиденциальность хранящимся в облаке данным, до тех пор, пока пользователь сам не откроет к ним доступ (по ссылке или адресу электронной почты).
4. Синхронизация данных между всеми подключенными устройствами в режиме реального времени.
5. Совместное редактирование документов, фотографий, таблиц или презентаций с другими пользователями.

В Андроид приложении доступен весь функционал полной версии облака. Загрузить Google Disk можно через Play Market или отсканировав QR код с официального сайта.

Как включить синхронизацию

Запустите приложение и авторизуйтесь в нем с помощью адреса электронной почты и пароля. После этого выполните следующие действия:

1. Вызовите главное меню свайпом вправо или нажатием на значок в виде трех полосок (в левом верхнем углу).
2. Откроются дополнительные параметры. Перейдите в «Настройки».
3. Чтобы сделанные на телефон или планшет снимки автоматически копировались в Google Photo, поставьте галочку напротив «Автодобавление».
4. Вернитесь на предыдущий экран и кликните по имени текущего Gmail профиля.
5. Выберите «Управление аккаунтами». Здесь поставьте галочку в поле «Синхронизировать», чтобы создавать резервные копии данных.

После этого файлы будут доступны в облачном хранилище. Открыть и просмотреть их можно с любого подключенного к учетной записи устройства. Чтобы вносить изменения с другого аккаунта, разрешите редактирование через меню настройки и укажите электронный адрес пользователя.

Как загружать файлы и папки

Чтобы залить на диск только определенные документы или фотографии и сэкономить место на Google Drive, выполните следующие действия:

1. Запустите приложение через главное меню или рабочий экран.
2. Нажмите на красный плюсик, чтобы начать загрузку любых файлов или папок.
3. В открывшемся окне укажите путь к директории, выберите фото, видео и другие материалы.
4. Подтвердите загрузку нажатием кнопки «Готово».

Начнется автоматическая синхронизация документов с Гугл Диском. Время зависит от количества и размера выбранных файлов и может занимать от нескольких минут до часа и более. Чтобы ускорить процесс, перемещайте файлы по отдельности, а не большими группами.

Синхронизация данных экономит место в памяти Android устройства и позволяет редактировать важные документы и таблицы даже без доступа к компьютеру. Для этого загрузите официальное приложение с Плей Маркета и подключите к нему учетную запись от Gmail.