Ayaklimat.ru

Климатическая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Настройка синхронизации google calendar с web приложением

Настройка синхронизации google calendar с web приложением

Управление проектами и задачами Как синхронизировать календари на компьютере и смартфоне Интеграция Google Calendar и Notion

Время не стоит на месте, и всё чаще пользователи выбирают электронные средства, помогающие интерактивно создавать свой собственный график. Они всегда рядом с вами, многофункциональные и компактные. К тому же современные гаджеты могут автоматически регулярно напоминать о предстоящих запланированных событиях.

Пользователи iPhone в этом смысле не исключение. Встроенное меню календаря в айфоне достаточно удобное и позволяет быстро осуществлять желаемые действия. Но всё – таки для многих его ресурсов не достаточно, особенно активным пользователям. Но выход есть!

Зачем использовать Календарь Google с Notion?

Notion, несомненно, является одним из лучших приложений для повышения производительности. Но, несмотря на обширный набор функций, которые позволяют делать заметки, создавать вики, настраивать базы данных, создавать веб-сайты, работать с командами на досках канбан для совместной работы и даже интегрировать другие сервисы, Notion не предлагает полноценного календарного сервиса. Тот, который может удовлетворить потребности большинства пользователей и может заменить обычные календарные приложения, такие как Google Calendar. Однако он отлично справляется со своей основной задачей – предлагать универсальное рабочее пространство, которое можно использовать для структурирования и организации проектов, – лучше, чем большинство других приложений. [Check out our detailed guide on Notion to learn more.]

Управление проектами и задачами

ФОТО: Unsplash (Гленн Карстенс-Петерс)

Точно так же Календарь Google, с другой стороны, является одним из лучших и наиболее предпочтительных приложений-календарей, которые выбирают большинство пользователей для планирования и управления задачами и встречами. Но, несмотря на то, что он предлагает некоторые функции управления проектами, он не соответствует необходимым функциям, которые предоставляют современные службы управления проектами.

И именно здесь вступает в игру цель интеграции – позволить вам управлять своими проектами и сотрудничать с товарищами по команде, используя мощь Notion, и отслеживать предстоящие события, встречи и задачи с помощью Календаря Google. Таким образом, вы можете оптимизировать рабочий процесс, поскольку теперь вы можете просматривать все свои календарные задачи прямо в структуре проекта в Notion. И, в свою очередь, сэкономьте время, которое в противном случае было бы потрачено на переключение между двумя приложениями (Notion и Google Calendar).

Календарь Google Меню действий календаря Google Страница настроек календаря Google Ссылка открыть доступ к календарю Google Открытие общего доступа к календарю Google Получение ссылки на календарь Google Начало добавление нового календаря в Outlook Добавление нового календаря в Outlook

Как Notion интегрируется с Календарем Google?

Интеграция Календаря Google с Notion – довольно простой процесс: вы делаете свой календарь в Календаре Google общедоступным, копируете его общедоступный URL-адрес и добавляете его на свою страницу Notion. Но, прежде чем вы будете слишком взволнованы и начнете интегрировать свои календари, вам нужно знать одну вещь.

Даже после интеграции (или, скорее, встраивания) Календаря Google в рабочее пространство Notion вы не сможете вносить изменения в свои календари в Notion. Это связано с тем, что в процессе интеграции двух сервисов вы, по сути, встраиваете Календарь Google в Notion, а это не совсем то, что означает интеграция и как она работает. В результате календари, которые вы добавляете в Notion, предлагают разрешение только на просмотр, не позволяя вам изменять записи в вашем Календаре Google в Notion.

Календарь Google только для просмотра на Notion

К счастью, вы можете изменять события, расписания и другие записи календаря в Календаре Google, как обычно, и отображать их в рабочем пространстве Notion. Но есть еще одна загвоздка: синхронизация записей требует времени, чтобы отразить ее в Notion. Поэтому вам, возможно, придется подождать несколько секунд (или минут, в некоторых случаях), чтобы увидеть изменения, которые вы внесли в свой календарь в Календаре.

Как управлять своими календарями из панели задач Windows

Чтобы развернуть календарь панели задач, щелкните время и дату в крайнем левом углу панели задач. Здесь вы увидите календарь в месячном представлении, который является ближайшим, который вы можете увеличить. Чтобы увидеть, что происходит в разные дни, нажмите Показать программу.

Календарь панели задач Windows 10

Отсюда вы можете перейти непосредственно к событию для редактирования в приложении Календарь. Или вы можете нажать + значок, чтобы добавить новое событие в приложении Календарь.

Как интегрировать Календарь Google с Notion?

Как мы упоминали в предыдущем разделе, то, что вы думаете об интеграции между Google Calendar и Notion, на самом деле не является интеграцией. Это больше похоже на встраивание ваших календарей из Календаря Google в рабочее пространство Notion, чтобы вы всегда были в курсе запланированных задач и предстоящих встреч.

Читайте так же:
Lenovo p780 установка обновления системы

Шаги по встраиванию Календаря Google в Notion

1. Перейдите в Календарь Google и войдите в свою учетную запись.

2. Наведите указатель мыши на календарь, в который хотите встроить. Мои календари из левого раздела и нажмите на трехточечное меню.

3. Как только вы нажмете на меню, вы увидите несколько различных вариантов. Выбирать Настройки и обмен отсюда.

Интегрируйте Календарь Google с Notion

4. О Настройки календаря страницу, прокрутите вниз до Разрешения на доступ раздел и установите флажок рядом с Сделать общедоступным. И в Предупреждение всплывающее окно, щелкните Ok.

Интегрируйте Календарь Google с Notion

5. Далее выберите Интегрировать календарь из левого меню под Настройки моих календарей.

6. Прокрутите вниз до Интегрировать календарь раздел и скопируйте URL-адрес в Общедоступный URL-адрес этого календаря.

Интегрируйте Календарь Google с Notion

7. Теперь откройте Notion и войдите в свою учетную запись.

8. Перейдите в свою рабочую область (и на страницу), в которую вы хотите встроить Календарь Google.

Интегрируйте Календарь Google с Notion

9. В редакторе понятий введите / embed. И во всплывающем окне выберите Вставить ссылку и вставьте только что скопированную ссылку на календарь.

10. Наконец, нажмите Вставить ссылку.

Интегрируйте Календарь Google с Notion

После внедрения вы можете изменить некоторые визуальные настройки календаря. Во-первых, вы можете перетащить серые полосы по календарю, чтобы увеличить или уменьшить его размер. И, во-вторых, вы можете переключаться между просмотром недели и месяца для просмотра запланированных задач. Более того, вы можете щелкнуть вкладку «Повестка дня» рядом с обзором недели и месяца, чтобы найти все ваши предстоящие календарные события, перечисленные в одном месте.

Изменение размера Календаря Google и изменение настроек просмотра

Приложение Windows 10 Calendar

Нашим первым шагом будет настройка приложения «Календарь Windows 10», которое предварительно устанавливается вместе с операционной системой. Нажмите Клавиша Windows + Q чтобы поместить курсор в строку поиска в меню «Пуск», введите календарь в поле поиска и откройте соответствующий Надежное приложение для Магазина Windows результат.

Открыть календарь приложение

Обратите внимание, что если вы не иметь учетную запись Microsoft, связанную с Windows 10

, вам будет предложено добавить учетную запись в момент открытия приложения Календарь. Если вам нужна помощь с этим шагом, перейдите к следующему разделу этой статьи.

Приложение Календарь представляет собой очень чистый и привлекательный интерфейс. Мы ценим мелкие детали, такие как пятидневный прогноз погоды, который связан с более подробными прогнозами погоды MSN. Нажмите значок гамбургера в левом верхнем углу, чтобы развернуть или свернуть левое меню. Здесь вы найдете сжатый ежемесячный календарь и несколько вариантов, таких как добавление нового события, переключение календарей или добавление региональных праздничных календарей.

Обратите внимание, что приложение Календарь имеет ярлык для приложения Почта на левой стороне. Хотя эти два приложения запускаются независимо друг от друга, они остаются тесно связанными на бэкэнде, что мы увидим через минуту.

Стоит ли все-таки синхронизировать Календарь Google с Notion?

Что ж, ответ на этот вопрос зависит от того, чего вы пытаетесь достичь, интегрируя две службы. Если вы хотите создать рабочее пространство в Notion, где вы можете хранить все обновления и информацию, относящиеся к вашему проекту, в одном месте, чтобы вы и члены вашей команды всегда были в курсе событий вашего проекта, интегрируя Календарь Google с Notion имеет абсолютный смысл.

Однако, если вы интегрируете эти две службы, думая, что можете планировать свои проекты или личный рабочий процесс и автоматически добавлять задачи в свой календарь в Notion, вы не сможете получить от интеграции особую пользу. Вместо этого в этом случае лучшим выбором было бы использовать какое-либо другое решение для управления проектами, которое поддерживает реальную интеграцию с функциями чтения и записи.

Настройка синхронизации

Для настройки синхронизации нужно открыть Органайзер → Календарь и нажать на гиперссылку Настроить синхронизацию. Далее в окне нужно нажать на кнопку Войти.

Окно настройки синхронизации

В браузере будет открыта страница авторизации в Google-аккаунте. Необходимо авторизоваться и разрешить приложению доступ к аккаунту.

Разрешение доступа приложения к аккаунту Google

После выполнения данных действий откроется страница со специальным кодом. Нужно скопировать его, перейти в «1С:CRM» и вставить код в окно настройки синхронизации.

Читайте так же:
Реферат на тему установка операционной системы

Страница с кодом доступа к Google-аккаунту

Вставка кода доступа

После нажатия команды Продолжить будет открыто окно выбора календаря. Если в аккаунте Google создано несколько календарей, тогда в следующем окне настройки можно уточнить, с каким календарем будет выполняться синхронизация.

Синхронизация вашего календаря¶

Канборд поддерживает iCal транслятор для проектов и пользователей. Эта возможность позволяет вам импортировать задачи из Канборд в любую программу календарь (например, Microsoft Outlook, Apple Calendar, Mozilla Thunderbird и Google Calendar).

Подписки на календарь возможны только на чтение, т.е. вы не можете создавать задачи во внешнем календаре. Данные из Календаря экспортируются в стандарте iCal.

Заметка: Только задачи в промежутке от -2 месяцев до +6 месяцев (прошедшие два месяца и предстоящие 6 месяцев) экспортируются в iCalendar транслятор.

Календарь проекта¶

  • Каждый проект имеет свой календарь.
  • Ссылка на подписку уникальна для каждого проекта. Ссылка становится активной, когда вы включаете общий доступ к вашему проекту: Меню -> Настройки -> Общий доступ
  • Этот календарь показывает только задачи для выбранного проекта.

Календарь пользователя¶

  • Каждый пользователь имеет свой собственный календарь.
  • Ссылка на подписку уникальная для каждого пользователя. Ссылка становится активной, когда вы включите общий доступ для пользователя: в правом верхнем выпадающем меню — Мой профиль -> в левом меню — Общий доступ.
  • Этот календарь показывает задачи назначенные пользователю во всех проектах.

Добавление Канборд календаря в календарь Apple¶

  • Откройте календарь
  • Выберите Файл -> Новая подписка на календарь
  • Скопируйте в Канборд URL ссылку на iCal транслятор и вставьте

Add iCal subscription

Добавление подписки на календарь.

  • Вы можете выбрать синхронизацию календаря с iCloud, чтобы иметь доступ к календарю с любых ваших устройств
  • Не забудьте указать частоту синхронизации

Edit iCal subscription

Редактирование подписки на календарь.

Добавление вашего календаря из Канборд в Mozilla Thunderbird¶

  • Установите в Thunderbird Дополнение Lightning
  • Выберите Файл -> Новый календарь
  • В диалоговом окне, выберите Из сети

Thunderbird Step 1

Создание календаря в Thunderbird, шаг 1.

  • Выберите формат iCalendar
  • Скопируйте в Канборд URL ссылку на iCal транслятор и вставьте

Thunderbird Step 2

Создание календаря в Thunderbird, шаг 2.

  • Выберите цвета и другие настройки и в завершении нажмите Сохранить.

Добавление вашего календаря Канборд в календарь Google¶

  • Нажмите иконку “треугольник” рядом с Другие календари (слева).
  • Вставьте ссылку на календарь из Канборд в поле “Добавить календарь друга”
  • Скопируйте в Канборд URL ссылку на iCal транслятор и вставьте

Google Calendar

Ваш календарь из Канборд будет доступен на планшетах и смартфонах, нужно только сделать синхронизацию.

26 трюков «Гугл Календаря»: как пользоваться и настраивать на уровне профи

26 трюков «Гугл Календаря» - как пользоваться и настраивать на уровне профи

Если в Европе и США прекрасно знают, что такое «Гугл Календарь» (Google Calendar) и умеют им пользоваться на уровне «профи», то в России и на постсоветском пространстве большинство с ужасом восклицают: «Что это за кошмарный интерфейс, недоработанная синхронизация и непонятные настройки!» Взгляните только на эти отзывы, в которых зачастую затрагивается и интернет-версия проекта.

«Приложение Google Calendar является очевидным победителем для всех, кто хочет оставаться организованным», — вердикт Business Insider по результатам тестирования органайзеров от разных разработчиков, включая календарь компании Apple.

В действительности бесплатная координационная платформа компании Google предлагает самые универсальные на данный момент инструменты тайм-менеджмента для всех без исключения: от не разбирающихся в технологиях «чайников» до активных энтузиастов. Просто следует начать пользоваться «Гугл Календарём» в повседневном режиме, чтобы научиться извлекать из него максимум благ.

Эти 26 советов и продвинутых трюков для веб-версии Google Calendar помогут вам сэкономить ещё больше времени:

Увеличьте плотность отображения

Это лучшая рекомендация, как настроить «Гугл Календарь» — нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу веб-версии приложения и выберите «Представление и цвет». Измените настройку «Представление информации» с «Адаптивное» на «Компактное».

Прячьте выходные и нерабочие дни

Если вы работаете по будням, то можете скрыть уикенд, чтобы видеть только корпоративный фронт работ. Нажмите на список справа от шестерёнки и снимите галку «Показывать выходные».

Смените параметры просмотра

Если в вашем календаре выставлено начало недели на Субботу или Воскресенье, то измените такое отображение в «Шестерёнка» -> «Настройки» -> «Режим просмотра», где следует изменить «Первый день недели».

Читайте так же:
Как синхронизировать iphone с двумя компьютер

Настраивайте пользовательский вид

Создавайте собственный настраиваемый вид в дополнение к стандартным «сеткам» дней, недель, месяцев и годов. Хотите настроить «Гугл Календарь» на двухдневный режим (если вы работаете «два через два», например)? Перейдите в «Настройки» -> «Режим просмотра» и задайте параметр «Персонализированный режим просмотра».

Скройте неприоритетные календари

К учётной записи может быть привязано несколько календарей (от личного или рабочего до десятков корпоративных). Некоторые из них не имеют особой важности, но занимают место, поэтому можно скрывать их, сняв флажок рядом с любым из них в списке слева.

Отображайте один календарь за раз

Если же нужно показать только один календарь для упрощённого вида, то щёлкните значок из трёх точек рядом с именем одного из них и выберите только его отображение.

Скрывайте ненужные боковые панели

Дайте больше места вашему календарю — скройте боковые панели, когда они не нужны. Просто щёлкните значок трёх строк «гамбургерного меню» для скрытия и открытия панели слева, а также галочку «вправо» в правом нижнем углу для скрытия и открытия панели дополнений (Google Keep, Заметок и так далее).

Управляйте встречами в разных часовых поясах

Активируйте опцию вторичного часового пояса «Гугл Календаря», чтобы открыть возможность начинать события в одном часовом поясе, а заканчивать их в другом. Зайдите в «Настройки» -> «Часовой пояс» -> «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите его из списка.

Добавляйте часы мирового времени

Создавайте список из нескольких часовых поясов для тех мест, которые вам важны для общего понимания деловой активности для переписки, собственных перемещений или правильного планирования событий. Перейдите в настройки веб-версии приложения, затем в раздел «Мировые часы», поставьте галку «Показывать мировые часы» и выберите «Добавить часовой пояс» с нужным GMT-параметром.

26 трюков «Гугл Календаря» - как пользоваться и настраивать на уровне профи

Переключайте вид календаря одной кнопкой

Всего одной клавишей настройте «Гугл Календарь» для отображения дней (1 или «d» на английской раскладке), недель (2 или «w»), месяцев (3 или «m»), пользовательского представления (4 или «x»), повестки дня (5 или «a») и годового календаря (6 или «y»).

Переходите к нужной дате по горячей клавише

Нажмите «g», чтобы пользоваться переходом по «Гугл Календарю» к нужной дате — введите её в формате «9/4/19» или опишите текстом «9 апреля 2019 года».

Мгновенно возвращайтесь к исходному виду календаря

Всегда из любого места веб-версии приложения можно вернуться к основному экрану нажатием клавиши «Esc». Если вам нужно вернуться только к сегодняшней дате в любом календаре, то нажмите «t» для переключения.

Открывайте быстрые настройки события

На вкладках «Дни», «Недели» или «Месяцы» щёлкните левой кнопкой мыши по любому событию для быстрого отображения его свойств, либо правой кнопкой мыши для перехода к быстрым настройкам (переключение типа события, цвет, удаление).

Используйте интеллектуальный поиск «Гугл Календаря»

Компания Google стремится во всех своих приложениях добавить продвинутый интеллектуальный поиск. В «Гугл Календарь» нажмите на значок поиска в верхней части сайта, затем стрелку вниз для открытия расширенной панели поиска — выбор определённых каледнарей, дат, мест, участников, даже есть возможность задать ключевые слова.

26 трюков «Гугл Календаря» - как пользоваться и настраивать на уровне профи

Отменяйте ошибочные действия

Нажмите «Ctrl+Z» или просто «Z» на клавиатуре, чтобы отменить случайное изменение, добавление или удаление. Имейте ввиду — у вас есть только 10 секунд на отмену!

Восстанавливайте любое удалённое событие в течение месяца

Если пользоваться «Гугл Календарём» и не делать случайных ошибок, то значит что-то пошло не так. Google предусмотрела возможность восстановить любое удалённое событие в течение 1 месяца после его обработки. Просто перейдите через «Шестерёнку» в «Корзину» в верхнем правом углу веб-версии приложения.

Используйте дубликат событий в качестве шаблона

Откройте событие, оформление которого можно использовать для создания нового «ивента». Нажмите «Дополнительные действия» в правом верхнем углу экрана, продублируйте событие и переходите к редактированию с новыми датами и свойствами.

Добавляйте вложения в события «Гугл Календаря»

Малоизвестная возможность — прикрепление файлов к событиям. При его создании найдите значок скрепки на панели инструментов чуть выше поля описания. Выберите изображение, PDF-документ или что-то ещё, с помощью чего можно нагляднее представить задачу участникам.

Читайте так же:
Для установки directx требуется операционная система

Рассылайте сообщения приглашённым на мероприятие

Не тратьте время на переход в Gmail для почтовых рассылок по событиям «Гугл Календаря» — при просмотре любого мероприятия, в котором есть хотя бы один участник, под заголовком «Гости» выберите значок «Конверт», создайте сообщение и отправьте его прямо в этом окне (отправка производится с привязанного к вашей учётной записи адреса Gmail).

26 трюков «Гугл Календаря» - как пользоваться и настраивать на уровне профи

Передавайте другим права организатора событий

Иногда мы не можем продолжать поддержку группового события. В таком случае передайте права организатора другому участнику. Откройте событие, выберите «Дополнительные действия» в правом верхнем углу экрана, нажмите «Изменить владельца» и введите имя (или Email) участника, готового взять на себя управление.

Изменяйте длительность событий «по умолчанию»

Когда вы добавляете новое событие, то по умолчанию его длительность установлена на 1 час, а уведомление на 30 минут. Измените длительность, перейдя в «Настройки», раздел «Мероприятия» и внесите изменение «Продолжительность по умолчанию». Уведомление можно изменить только в приложении на Android и iOS: «Настройки» -> «События» -> «Уведомления по умолчанию».

Настраивайте обработчик повторяющихся событий

При создании нового события, либо напоминания, установите флажок «Не повторять» в области даты и времени справа от опции «Весь день». Тем самым вы откроете предварительно сконфигурированные шаблоны повторов (в режиме ежедневного, еженедельного показа и так далее), где будет опция «Другое», с которой можно точнее определить, когда и как нужно повторить событие.

Создавайте отправку уведомлений на Email для любых событий

Это особенно полезная функция для тех, кто активно пользуется почтовым ящиком и хочет, чтобы напоминание оставалось до тех пор, пока вы его не отсортируете или не заархивируете. Создайте рассылку напоминаний на электронную почту для любого из событий, открыв его и нажав «Добавить уведомление». В появившейся строке щёлкните «Уведомление» и измените его на «Электронная почта». Затем задайте сроки, когда необходимо прислать письмо. Не забудьте сохранить изменения.

Настройте отправку Email для всех событий по умолчанию

Когда необходимы уведомления по электронной почте для всех события по умолчанию, то откройте «Настройки», выберите свой календарь в списке в левой части экрана, прокрутите вниз до раздела «Общие уведомления».

26 трюков «Гугл Календаря» - как пользоваться и настраивать на уровне профи

Изменяйте время оповещения для обычных уведомлений «Гугл Календаря»

Рядом с существующими «Уведомлениями о событиях» и «Уведомлениями о событиях на весь день» отрегулируйте количество минут. Вы можете добавить такие уведомления или удалить, нажав на крестик рядом с ними.

Получайте краткое изложение повестки дня каждое утро

Удобная функция «виртуального секретаря» поможет пользоваться «Гугл Календарём» эффективнее — зайдите в «Настройки» -> выберите календарь -> «Общие уведомления» -> «Повестка дня» -> «Электронная почта». Эта опция активирует рассылку событий текущего дня на Email учётной записи каждый день в 5 утра.

Цените своё время и передавайте рутинные задачи специалистам для быстрого и эффективного их выполнения. Так вы не только сэкономите финансовые средства, но и инвестируете в своё будущее, в перспективы собственного бизнеса. Воспользуйтесь услугами компании ИТ-аутсорсинга с экспертной поддержкой и консультацией по любым техническим вопросам и задачам.

Как управлять командой и своим временем? Google Календарь!

Я ОБОЖАЮ Google Календарь. В этой статье объясню, почему и ты должен.

Google Календарь идеально работает в двух сценариях:

  1. Планирование своего рабочего дня
  2. Управление командой

КАК ВСЁ УСПЕВАТЬ?

Честно? Хрен его знает. Я не успеваю всё. Даже половину не успеваю. Но это по тупой причине, что я слишком много всего хочу успеть.

Но Google Календарь (давай я дальше буду писать просто Календарь) помогает успевать вторую половину дел, а мог прокрастинировать намного больше.

Как это работает?

После визуализации моего Календаря объяснять станет проще. Тот факт, что я планировал выпустить статью 23 апреля, а пишу эти строчки 6 мая никак не должен смущать. Такое бывает.

Принципы ведения дел в Календаре:

  1. Всё что планируешь делать заноси в календарь (обязательно)
  2. Делай всё, что поставил в календарь (опционально, но желательно)
  3. Рассказывай всем, насколько ты стал продуктивнее с календарём (иначе зачем это всё?)

Дисклеймер: Google Календарь нужен не всем. Если за день у тебя 2 задачи, одна из которых посмотреть youtube, с большой вероятностью на календарь ты забьёшь уже завтра.

Читайте так же:
Установка сетевой операционной системы linux

Ключевая особенность Календаря от блокнота или простого to-do листа в том, что на любую задачу я сразу закладываю время. Сделать статью? Окей, на это уйдёт 3 часа. Провести прямой эфир? Хорошо, час на эфир и 15 минут на то, чтобы выгрузить запись на Patreon.

Благодаря этому я быстро понимаю, что день не резиновый и не пытаюсь запланировать на день создание стратегии, 5 консультаций, 2 эфира и ещё 3 раза покушать. Физически не влезет.

Квикли — сервис для омниканального общения. Подключи все соцсети, мессенджеры и чат на сайте к одному сервису и отвечай на все вопросы пользователей в одном месте.

После первой недели в Календаре и сорванных сроков планирование времени из оптимистического переходит в реальное, с учётом прокрастинации в Telegram-чатах и ответах на Direct.

Фактически Календарь для своего тайм-менеджмента я использую как планировщик времени, задач и напоминаний о следующем проекте. Там я бронирую время на консультации, обед и даже на поход к зубному (я серьёзно).

КАК УПРАВЛЯТЬ КОМАНДОЙ?

Google Календари начинают быть действительно полезными, если ты управляешь с их помощью другими людьми. Этот способ я впервые увидел в digital-агентстве getbob, после чего успешно пересадил на него почти весь SETTERS.

Это абсолютно рабочая методика, которая справляется всегда и везде.

С этой проблемой сталкивается любой коллектив в котором есть несколько постановщиков и исполнителей задач.

Сравним 2 ситуации:

В ситуации 1 менеджер чётко знает, что делает каждый из его исполнителей, он понимает их загрузку и может перераспределять задачи по их важности и срочности.

В ситуации 2 тот же менеджер уже не знает ничего. В каждого из его исполнителей задачи ставят ещё пара менеджеров и понять, какая загрузка у дизайнера, и какие проекты самые важные в данный момент можно только потратив минут 20 на общение со всеми участниками процесса.

Возникает хаос и срывы сроков.

Победить беспорядок нам поможет совместный переход в Календари и планирование чужого времени. Менеджер проекта выступает не только управленцем, но и планирует чужое время. Точнее может это делать.

Всё работает просто. Весь коллектив обменивается своими календарями. Сделать это просто, достаточно разрешить доступ в свой календарь по ссылке либо разрешить доступ в календарь по email.

После этого шага вы получаете возможность не только видеть планирование и загрузку других специалистов, но и планировать время за них.

Работа системы предполагает:

  1. Невозможность постановки задачи на уже занятое время
  2. Постановку задачи с подробным описанием и/или ссылкой на задачу в системе управления проектами
  3. Необходимость договариваться между постановщиками о переносе задач
  4. Долгосрочное планирование задач менеджером проекта (создание повторяющихся задач, бронирование времени дизайнера за 1-2 недели до срока выполнения)
  5. Создание «свободных окон» специалистами для приёма срочных задач, а не планирование времени с 10 до 19 без перерывов
  6. Менеджер и исполнитель адекватно планируют своё и чужое время и работают по графику
  7. Все встречи и статусы планируются и бронируются только в Google Календаре
  8. Любое незанятое время в календаре считается свободным по умолчанию

В такой системе каждый менеджер знает не только список задач исполнителя, но и время заложенное на них.

В такой системе исполнитель не попадает в ситуации, когда ему пытаются впихнуть невпихуемое. Календарь чётко показывает возможность для дополнительных задач и наличие свободного времени. Менеджерам приходится договариваться между собой.

Такая система дисциплинирует всех: исполнителей, менеджеров, клиентов. Срочные задачи превращаются из «ну как-нибудь сделаем» в «можем поставить в план на следующую неделю».

Такая система должна снижать переработки, ведь у тебя есть чёткое разделение на рабочее и нерабочее время.

Такая система приучает думать менеджера наперёд и планировать не только своё время, но и всех вокруг.

Пожив с командными календарями хотя бы месяц ты не понимаешь, как можно жить иначе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector